Adatvédelmi és adatfeldolgozási szabályzat

Az osztályt működtető szülői közösség az osztály adatainak adatkezelője. Ő dönti el, mely gyerekek szerepelnek a névsorban, mely szülők tartoznak hozzájuk, melyik bankszámlát olvassuk, és hogyan oszlik meg minden költség. A gyakorlatban ezeket a döntéseket az elnök hozza meg a közösség nevében.

Az adatfeldolgozó a The Future Quest Kft. — a ClassFund.Club tulajdonosa és üzemeltetője; székhely: Budapest, Magyarország; cégjegyzékszám: 01-09-349062, nyilvántartja a Fővárosi Törvényszék Cégbírósága; adószám: 27094455-2-43; közösségi adószám: HU27094455. Ezeket az adatokat a szolgáltatás nyújtásához kezeljük, és semmi másra. Egy osztály nyilvántartását soha nem használjuk saját célra — sem modell tanítására, sem közzétett statisztikához, sem továbbadásra.

Néhány dologban viszont mi magunk vagyunk az adatkezelő: a fiókja, a belépés módja, és a csomag, amelyet az osztály vásárol. Ezekről az adatkezelési tájékoztató szól, nem ez a dokumentum.

Az adatkezelés tárgya az osztálypénz vezetése. Időtartama addig tart, amíg az osztály létezik a szolgáltatásban. Jellege: tárolás, rendszerezés, párosítás, számítás és megjelenítés.

Egy osztály jórészt gyerekek névsora, ezért ez külön fejezetet érdemel, nem egy sort egy táblázatban.

• ·A ClassFund.Club soha nem gyűjt adatot gyerektől. A gyerekeknek nincs fiókjuk, soha nem kérünk tőlük beleegyezést, és nem is látják az alkalmazást.
• ·Egy gyerekről egy nevet és egy pénzügyi nyilvántartást tárolunk. Nem kérünk születési dátumot, lakcímet, egészségügyi adatot vagy tanulmányi eredményt, és a szoftverben nincs is hová beírni ilyet. Az egyetlen nem kötelező kiegészítés egy kép: a gondviselő vagy az elnök feltehet egyet a gyerek oldalára, és bármikor el is távolíthatja. Senkitől nem kérjük, semmi nem függ tőle, csak azok látják, akik a gyerek oldalát amúgy is megnyithatják, és a gyerekkel együtt törlődik.
• ·A pedagógus soha nem láthatja egy család egyenlegét vagy befizetését. A bankból csak annak a számlának a kimenő tételeit látja, amelyet az elnök a pedagógus által használt kártyához kötött, hogy az általa felvett költségekhez kapcsolhassa őket; a beérkező pénzt és a családhoz kötött tételeket soha. Ezt az elválasztást a kiszolgáló tartatja be, nem pedig a felület rejti el.
• ·A szülő a saját gyerekeit látja, másokét nem.

Az elnök ne írjon többet a megjegyzés mezőbe, mint amire az osztálynak valóban szüksége van. Szabad szöveges mező, márpedig a felesleges személyes adat mindig ott köt ki.

Egy osztály adatait kizárólag az adatkezelője dokumentált utasítása szerint kezeljük. Maga a használat ez az utasítás: amikor az elnök kivonatot tölt be, bankot köt össze, költséget rögzít vagy szülőt kapcsol gyerekhez, az az utasítás, és mi végrehajtjuk.

Ettől eltérően csak akkor kezeljük, ha uniós vagy tagállami jog kötelez rá, és ebben az esetben előzetesen értesítjük az adatkezelőt, kivéve, ha ezt a jog tiltja. Ha valaha úgy látjuk, hogy egy utasítás adatvédelmi jogot sért, szólunk, nem pedig csendben végrehajtjuk.

Aki hozzáfér, azt titoktartás köti, és ez a kötelezettség túléli a közreműködését.

Az alábbi szolgáltatókat vesszük igénybe. Mindegyikkel írásbeli szerződésünk van, amely ugyanazokat a kötelezettségeket rója rájuk, mint ez a dokumentum ránk, és a tevékenységükért teljes felelősséggel tartozunk az adatkezelő felé.

Az utóbbi kettő csak akkor lép be, ha egy tag segítséget kér tőlünk. Amelyik adatkezelő tagjai soha nem kérnek, annak az adatai soha nem jutnak el egyikükhöz sem.

A belépési szolgáltatók — a Microsoft és a Google — nem adatfeldolgozói az osztály adatainak. Ők egy személyt azonosítanak; az osztályról soha nem kapnak semmit.

Új adatfeldolgozó bevonása vagy cseréje előtt az alkalmazásban és e-mailben értesítjük az elnököt, időben ahhoz, hogy tiltakozhasson. Ha az adatkezelő megalapozott adatvédelmi okból tiltakozik, és nem tudjuk feloldani, felmondhat, és az adatait elviheti.

A 32. cikk szerinti technikai és szervezési intézkedések, elég egyszerűen leírva ahhoz, hogy ellenőrizhetők legyenek:

• ·Minden forgalom TLS-sel titkosított. A mentések nyugalmi állapotban titkosítottak, és a futó rendszertől elkülönítve tároljuk őket.
• ·A hozzáférést a szerepkör dönti el, a kiszolgálón, minden kérésnél. Szülő nem fér hozzá másik család adataihoz a cím átírásával, pedagógus pedig a családok pénzéhez egyáltalán nem.
• ·Nincs ellopható jelszó: a belépést arra a szolgáltatóra bízzuk, amelyet az illető amúgy is használ.
• ·A banki hozzáférés csak olvasásra szól. A ClassFund.Club egyetlen része sem tud fizetést indítani, így a ClassFund.Club feltörése sem tud pénzt mozgatni.
• ·A banki hozzájárulások köre és ideje korlátozott, ahhoz a böngészőhöz kötöttek, amely elindította őket, és az elnök bármikor visszavonhatja őket.
• ·Naponta készül mentés, a futó rendszertől elkülönítve, és a visszaállíthatóság az, amin az egész rendszert mérjük.
• ·Minden összeg egész számként, a fizetőeszköz legkisebb egységében tárolódik, így kerekítési hiba nem ronthat el észrevétlenül egy egyenleget — ez ugyanúgy adatintegritási, mint számviteli intézkedés.

A szülők, gondviselők és mások kérelmei az adatkezelőhöz mennek, mert neki kell megválaszolnia őket. A kért dolgok többségét az elnök azonnal, nélkülünk el tudja végezni: nevet javítani, szülőt leválasztani, gyereket eltávolítani, osztályt törölni.

Ahol az elnök ezt az alkalmazásból nem tudja megtenni, segítünk — azzal, amire az ügy szükséges, gyorsan és díjmentesen. Ha egy kérelem közvetlenül hozzánk érkezik, nem mi válaszoljuk meg: továbbítjuk az adatkezelőnek, és a kérelmezőnek megírjuk, hogy így tettünk.

Segítünk az adatkezelőnek adatvédelmi hatásvizsgálatban vagy felügyeleti hatósággal folytatott konzultációban is, ha erre valaha szükség lenne.

Ha egy osztályt érintő adatvédelmi incidensről szerzünk tudomást, indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 48 órán belül értesítjük az elnököt — így az adatkezelőnek marad ideje a saját, a felügyeleti hatóság felé fennálló 72 órás határidején belül.

Az értesítés tartalmazza, mi történt, mely adatkategóriákat és nagyjából hány embert érint, mik a valószínű következmények, és mit tettünk már. Ha elsőre nem tudunk mindent, elküldjük, amink van, és folyamatosan küldjük tovább, amit megtudunk — nem várunk addig, amíg teljes a kép.

Az osztály adatait az Európai Unióban tároljuk. Ahol egy adatfeldolgozó cégcsoportja az EGT-n kívülre nyúlik, az adattovábbítás alapja megfelelőségi határozat, ahol van ilyen, egyébként pedig általános szerződési feltételek. Osztályadatot a szolgáltatás nyújtásán kívül semmilyen célra nem továbbítunk.

Egy osztály törlésekor minden vele együtt törlődik: a tanulók, a szülői kapcsolatok, a tranzakciók, a programok, a részesedések, a korrekciók, a párosítási szabályok, a bankösszekötések, az osztály eseménynaplója, valamint az osztály csoportja az ügyfélszolgálaton, a csoporttal megosztott, valamint az osztállyal együtt távozó tagok által beküldött összes kéréssel együtt. Törlődik minden olyan tag fiókja is, akinek nincs másik osztálya. Két dolog marad meg: a megrendelés és a számlázás számviteli nyilvántartása, amelyet jogszabály alapján nyolc évig meg kell őriznünk, és kérésre sem törölhetünk; valamint az alkalmazás által az osztályról küldött levelek másolatai, amelyeket megfelelőségi archívumunk a törlés után még tizennyolc hónapig őriz, majd magától töröl.

Az adatkezelő a törlés előtt bármikor kérheti vissza az adatait géppel olvasható formában. A mentések a törlés után a saját ütemezésük szerint járnak le; ebben az ablakban a törölt osztály kizárólag titkosított mentésben létezik, és a futó rendszerbe soha nem áll vissza, kivéve az egész rendszer helyreállítása során.

Az adatkezelő rendelkezésére bocsátunk minden információt, amely ahhoz kell, hogy meggyőződjön e kötelezettségek teljesüléséről, és ésszerű előzetes értesítés mellett lehetővé tesszük és elősegítjük az általa vagy könyvvizsgálója által végzett ellenőrzést — olyan módon, amely nem veszélyezteti más osztályok adatait.

Ettől függetlenül minden osztálynak saját eseménynaplója van, amely az adatkezelő GDPR 5. cikk (2) bekezdése szerinti elszámoltathatóságát szolgálja. Az osztályban végzett minden tevékenységet rögzít — a belépéseket, a meghívókat, a banki szinkronizálásokat és a kivonatok feltöltését, a költségek rögzítését, megosztását és módosítását, a korrekciókat, a megnyitott fizetési linkeket, a kiküldött kimutatásokat, a csomag változásait és az ajánlásokat —, mindegyiknél azt is, hogy ki és mikor. Kizárólag az adott osztály elnöki szerepkörű tagjai olvashatják; más osztály és más tag nem látja. Megváltoztathatatlan, átlátható nyilvántartás: a már rögzített bejegyzést a szolgáltatás egyetlen felhasználója sem — az elnököt is beleértve — módosíthatja vagy törölheti, ezt maga az adatbázis is megtagadja, és mi sem változtatunk rajta. A bejegyzéseket az eseménytől számított tizennyolc hónapig őrizzük meg, utána maguktól törlődnek; az osztály törlésekor a napló is vele együtt törlődik.

Bármi ezzel a dokumentummal kapcsolatban: privacy@classfund.club. Adatvédelmi tisztviselőt nem neveztünk ki, mert az adatkezelés mértéke a 37. cikk alapján ezt nem teszi kötelezővé; ha ez megváltozik, itt nevezzük meg.