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Ein Schuljahr ohne Excel-Tabelle
So läuft eine Klassenkasse mit ClassFund.Club von September bis Juni: einrichten, Zahlungen zuordnen lassen, Kosten aufteilen und am Ende übergeben.
Jede Klasse hat so jemanden: den Elternteil, der das Geld für Ausflüge, Eintrittskarten und das Geschenk für die Lehrkraft einsammelt, abends am Küchentisch eine Tabelle führt und zwanzigmal im Monat gefragt wird: „Hab ich schon bezahlt?“ So sieht dasselbe Jahr aus, wenn die Tabelle wegfällt.
September: die Klasse einrichten
Leg die Klasse an und lade die Klassenliste hoch, die die Schule schon hat. Lade die Eltern und die Lehrkraft ein und gib allen die passende Rolle. Hat die Klasse schon Geld, wenn du anfängst, trägst du den Anfangsstand jedes Kindes ein. Dann beginnt die Kasse da, wo die Klasse wirklich steht.
Jeden Monat: Der Kontoauszug macht die Arbeit
Lade den Kontoauszug deiner Bank hoch, oder verbinde das Klassenkonto mit Lesezugriff. Dann kommen die neuen Umsätze jeden Morgen von selbst. Überweisungen von einem Konto, das ClassFund.Club schon kennt, landen von allein beim richtigen Kind.
- Eine Überweisung ist unklar? Du wählst einmal das Kind aus, und ab dann wird der Absender erkannt.
- Eine Überweisung für zwei Geschwister? Du teilst sie auf beide auf.
- Jemand hat bar bezahlt? Du nimmst das Geld für das Kind an, und die Barkasse zählt mit.
Wenn die Klasse Geld ausgibt: einmal eintragen
Die Lehrkraft oder der Kassenwart trägt ein, was es war, was es gekostet hat und welche Kinder dabei waren. Dann wird aufgeteilt: gleichmäßig auf die ganze Klasse, nur auf die, die mit waren, oder mit einem festen Betrag pro Kind. Den Kassenbon fotografieren und dazulegen, fertig. Der Stand jedes Kindes stimmt sofort, und jede Familie kann den Beleg öffnen.
Wenn das Geld knapp wird: alle auf einmal fragen
Hak die Familien an und gib an, wie viel jedes Kind zahlen soll und wofür. Jede Familie bekommt ihre eigene E-Mail mit dem Betrag und den Angaben zur Überweisung. Darin steht auch, ob noch etwas offen ist oder ob schon Guthaben da ist. Die Bitte selbst zieht niemandem etwas ab: Der Stand ändert sich erst, wenn das Geld da ist.
Das ganze Jahr: Niemand muss nachfragen
Alle Eltern können sich jederzeit anmelden und den Stand ihres Kindes ansehen. Der Monatsbericht kommt zusätzlich per E-Mail. In den Grafiken sieht man, wohin das Geld der Klasse gegangen ist, ohne dass eine andere Familie mit Namen auftaucht.
Im Juni: mit gutem Gewissen übergeben
Wenn jemand anderes die Aufgabe übernimmt, bleibt die Kasse bei der Klasse. Mach den nächsten Elternteil zum Kassenwart, und es geht genau da weiter, wo du aufgehört hast. Der Änderungsverlauf zeigt jede Änderung, die unterwegs gemacht wurde.