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Une année scolaire sans tableur
Comment une caisse de classe tourne de septembre à juin avec ClassFund.Club : la mise en place, les paiements, le partage des dépenses et la passation.
Il y en a un dans chaque classe : le parent qui collecte l’argent pour les sorties, les places de spectacle et le cadeau de fin d’année, tient un tableur sur un coin de table et répond vingt fois par mois à « J’ai déjà payé ? ». Voici à quoi ressemble la même année quand on n’a plus besoin du tableur.
En septembre : on met la classe en place
Créez la classe et importez la liste que l’école a déjà. Invitez les parents et l’enseignant, et donnez à chacun le bon rôle. Si la classe a déjà de l’argent au moment où vous commencez, reprenez le solde de départ de chaque enfant, pour que les comptes partent de là où en est vraiment la classe.
Chaque mois : le relevé fait le travail
Importez le relevé que votre banque vous donne, ou connectez le compte de la classe en lecture seule et laissez les nouvelles opérations arriver chaque matin. Les virements venant d’un compte que ClassFund.Club connaît déjà vont tout seuls au bon enfant.
- Un virement pas clair ? Choisissez l’enfant une fois, et cet expéditeur est reconnu ensuite.
- Un seul virement pour deux frères et sœurs ? Partagez-le entre eux.
- Quelqu’un a payé en espèces ? Notez-le au nom de son enfant, et la caisse en espèces tient le compte.
Quand la classe dépense : on le note une fois
L’enseignant ou le parent trésorier note ce que c’était, combien ça a coûté et quels enfants y ont participé, puis choisit comment partager : à parts égales dans toute la classe, seulement entre ceux qui y sont allés, ou avec un montant fixe par enfant. On prend le ticket de caisse en photo et on le joint. Le solde de chaque enfant se met à jour tout de suite, et chaque famille peut ouvrir le ticket.
Quand la caisse se vide : on demande à tout le monde d’un coup
Cochez les familles, indiquez combien chaque enfant doit verser et pour quoi, et chaque famille reçoit son propre e-mail avec le montant et les coordonnées du virement, y compris ce qui reste à payer d’avant, ou ce qu’elle a déjà d’avance. Une demande ne coûte rien à personne : le solde ne change que quand l’argent arrive.
Toute l’année : plus personne n’a besoin de demander
Chaque parent peut se connecter et voir le solde de ses enfants quand il veut. Le rapport mensuel arrive dans sa boîte mail, et les graphiques montrent où est passé l’argent de la classe, sans nommer aucune autre famille.
En juin : on passe le relais l’esprit tranquille
Quand la tâche change de mains, les comptes restent avec la classe. Faites du parent suivant un parent trésorier, et il reprend exactement là où vous vous êtes arrêté, avec un historique des modifications qui montre chaque changement fait en cours de route.