4 min. lezen
Een schooljaar zonder spreadsheet
Zo loopt een klassenkas van september tot juni met ClassFund.Club: de klas instellen, betalingen koppelen, kosten verdelen en aan het eind overdragen.
Elke klas heeft er een: de ouder die geld ophaalt voor uitjes, kaartjes en het cadeau voor de juf, aan de keukentafel een spreadsheet bijhoudt en twintig keer per maand de vraag krijgt: “Heb ik al betaald?” Zo ziet hetzelfde jaar eruit als die spreadsheet niet meer nodig is.
September: de klas instellen
Maak de klas aan en upload de klassenlijst die je al van school hebt. Nodig de ouders en de leerkracht uit en geef ieder de juiste rol. Heeft de klas al geld als je begint? Zet dan per kind het saldo erin waarmee je start. Zo begint het overzicht waar de klas echt staat.
Elke maand: het afschrift doet het werk
Upload het afschrift dat je van je bank krijgt, of koppel de rekening van de klas met leestoegang en laat de nieuwe betalingen elke ochtend vanzelf binnenkomen. Overboekingen van een rekening die ClassFund.Club al kent, komen vanzelf bij het juiste kind.
- Een overboeking die niet duidelijk is? Kies één keer het kind, en daarna wordt die afzender herkend.
- Eén overboeking voor een broer en een zus? Verdeel die over allebei.
- Heeft iemand contant betaald? Zet het bij het kind, en het contante geld wordt apart bijgehouden.
Geeft de klas iets uit? Eén keer noteren
De leerkracht of de klassenouder noteert wat het was, wat het kostte en welke kinderen meededen, en kiest hoe het verdeeld wordt: gelijk over de hele klas, alleen over wie mee was, of een vast bedrag per kind. Maak een foto van het bonnetje en voeg die toe. Het saldo van elk kind is meteen bijgewerkt en elk gezin kan het bonnetje openen.
Raakt het geld op? Vraag iedereen tegelijk
Vink de gezinnen aan, zeg hoeveel elk kind moet betalen en waarvoor, en elk gezin krijgt een eigen mail met het bedrag en de gegevens voor de overboeking. Daarin staat ook wat er nog openstaat, of hoeveel er al te veel is betaald. Zo’n betaalverzoek haalt bij niemand iets van het saldo af: dat verandert pas als het geld binnen is.
Het hele jaar: niemand hoeft te vragen
Elke ouder kan inloggen en het saldo van het eigen kind bekijken wanneer het uitkomt. Het maandoverzicht komt ook in de mailbox, en de grafieken laten zien waar het geld van de klas naartoe ging, zonder de naam van een ander gezin.
In juni: met een gerust hart overdragen
Neemt iemand anders de taak over, dan blijft alles bij de klas. Maak de volgende ouder klassenouder en die gaat precies verder waar jij gebleven was, met een geschiedenis waarin elke wijziging van het afgelopen jaar staat.